Stappenplan Evenementen

Ben je een ervaren eventorganisator, dan kun je het organiseren van een evenement wel dromen. Maar wanneer het niet je dagelijks werk is, dan wil je graag zeker weten dat je niets bent vergeten. We hebben een eenvoudig stappenplan voor evenementen voor je gemaakt, waarmee je met het organiseren van een evenement goed uit de voeten kunt!

Stap 1 | Bepaal de doelstelling: wat is het ‘waarom’ van het evenement.

Stap 2 | Bepaal de doelgroep: formuleer je doelgroepen met oog op de juiste invulling van het evenement.

Stap 3 | Budgettering: bepaal vooraf goed wat je gaat uitgeven. De formule is: faciliteiten + programma + communicatie  = eventbudget

Stap 4 | Bepaal het juiste moment: welke periode en welke dag is het beste? Check ook of er geen feestdagen en/of vakanties zijn.

Stap 5 | Regel een locatie: bekijk waar de locatie aan moet voldoen en kijk of de look and feel bij je past.

Stap 6 | Stel het programma samen: kijk hierin naar de juiste tone of voice en bedenk of je de gasten hiermee echt weet te raken.

Stap 7 | Catering: een smaakvol hapje en drankje met een goede presentatie en verhaal, dat is de trend van nu.

Stap 8 | Toeleveranciers en entertainment: werk met betrouwbare partijen, maak goede afspraken en sluit waterdichte contracten af.

Stap 9 | De uitnodiging: denk goed na over het uitnodigingstraject, het mensen melden zich niet meer maar zo aan. Lees meer

Stap 10 | Maak een draaiboek: zet alle afspraken op een rij, maak een tijdslijn waarin alles benoemd is en stuur het draaiboek naar alle deelnemers.

Stap 11 | Promotie en communicatie: een evenement heeft grote communicatiewaarde, dus zet alle kanalen in en zorg dat deelnemers actief gaan delen.

Stap 12 | Facilitair en veiligheid: Onderneem actie op het gebied van veiligheid, parkeren, veiligheid en alle technische zaken die noodzakelijk zijn.

Stap 13 | Event: maak een onvergetelijk moment voor de gasten door te boeien, binden en te activeren. Zorg ervoor dat alles in de puntjes klopt!

Stap 14 | After event: stuur deelnemer dank voor de komst, met een after event movie om nog even terug te blikken.

Stap 15 | Evaluatie: plan evaluaties met het organisatieteam en stuur bedankmails naar de key persons op je event.

 

Ik hoor je al denken bij het lezen van de bovenstaande input “Waarom vertel je dit allemaal en doe je jezelf als bedrijf dan niet te kort?”

Alles behalve dat! Wij willen juist dat onze opdrachtgevers goed zijn voorbereid en weten welke wat erbij komt kijken om een event te organiseren. Wij helpen graag met goede ideeën en creatieve plannen. Met ons team van eventprofessionals weet je dat kunt rekenen op onze kennis, daadkracht en creativiteit.

 

Weet wat je doet!

We kennen de markt van leveranciers, artiesten, cateraars, decorateurs, materialen, beveiligers en locaties van haver tot gort. Logistiek denken we na over de proces en planning voor opbouw, tijdens het event en afbouw, we weten alles over crowdcontroll en de beste routes. We zijn helemaal ingevoerd op het gebied van risico’s tijdens het evenement en hoe hiermee om te gaan, we weten veel over verzekeringen en ook de werkkostenregeling houden we in de peiling.

Onze reclamemakers zorgen daarnaast voor de beste uitnodiging, eenvoudige aanmelding van je gasten, een geweldige campagne voor het maximale effect op het gebied van marketing en de een eventstyling die helemaal aansluit bij je imago & verhaal.

 

Geniet volop!

Tot slot de belangrijkste tip die ik kan geven, is wellicht wel de belangrijkste. Geniet! Zorg dat het event ook voor jou een feestje blijft. Maak desnoods gebruik van experts om je te ondersteunen of besteed zaken uit. Het gaat erom dat het eindresultaat succesvol is en dat het voelt als een geoliede machine. Daarnaast heb je zelf alle tijd kunnen besteden aan je relaties en dat iedereen genoten heeft van een onvergetelijk event!

We vinden het te gek om met je te brainstormen over hoe jij jouw event tot een groot succes kunt maken. Dus als je graag een keer wilt sparren of je hebt hulp nodig, bel of mail me en we zien elkaar snel!

 

We love our job, we love events and we love your succes!

Goede zaken!

Lisette de Jong

mail: lisette@youngwise.nl of telefoon: 0318-700649