Stappenplan evenement organiseren

Een succesvol evenement organiseren? Hier volgt een uitleg. Men neemt Google en typen in: “evenement organiseren”. Direct verschijnen er super handige lijstjes waar mee je zo aan de slag kunt…

Zo maar een greep uit de eerste drie meldingen die verschijnen. Een evenement organiseren wordt met naar ons idee deze zeer bruikbare tools een stuk gemakkelijker wanneer je zelf aan de slag gaat.

Kijk bijvoorbeeld eens naar het onderstaande stappenplan. Een evenement organiseren in 11 stappen, hoe handig is dat niet?

Stap 1 | Bepaal de doelstelling: Het ‘waarom’ van het evenement

Stap 2 | Bepaal de doelgroep: Doelgroepen formuleren met oog op invulling van het evenement

Stap 3 | Budgettering: Faciliteiten + kosten = budget voor uw evenement

Stap 4 | Bepaal het juiste moment: Welke periode en welke dag is het beste?

Stap 5 | Regel een locatie: Laat uw voorkeuren en gevoel spreken

Stap 6 | Stel het programma samen: Dagprogramma op scherp stellen

Stap 7 | Catering: Een smaakvol hapje en drankje

Stap 8 | Toeleveranciers en entertainment: De aankleding van uw evenement

Stap 9 | De uitnodiging: De uitnodiging als verleidingsmateriaal

Stap 10 | Maak een draaiboek: Planning van A tot Z op papier

Stap 11 | Nazorg en evaluatie: De aanwezigen bedanken en uw evenement evalueren

Ik hoor u al denken bij het lezen van de bovenstaande input “Waarom vertel je dit allemaal en doe je jezelf als bedrijf dan niet te kort?”

Alles behalve dat! Wij willen juist dat onze opdrachtgevers goed zijn voorbereid en weten welke stappen er doorlopen worden. Maar de finesse en de invulling van het plan zijn vakmanschap.

Wanneer u als bedrijf al een complete organisatiecommissie in huis heeft, met rete goede ideeen, creatieve plannen en best wel wat kennis van organiseren, dan is het juist belangrijk dat je terug kunt vallen op een professionele partij die dan aanschuift om het team te helpen.

Een evenement organiseren is een vak

Het vak evenementenorganisatie is een veel omvattend vak waarin op alle vlakken kennis vereist is. We weten wat het effect is op sales en marketing in de wijze waarop je communiceert met je doelgroep door middel van een evenement. We zijn plannenmakers, wandelende ideeënbronnen die out of the box & into your business denken! We kennen de markt van leveranciers, artiesten, cateraars, decorateurs, materialen, beveiligers en locaties van haver tot gort. Logistiek denken we na over de proces en planning voor opbouw, tijdens het event en afbouw, we weten alles over crowdcontroll en de beste routes. We zijn helemaal ingevoerd op het gebied van risico’s tijdens het evenement en hoe hiermee om te gaan, we weten veel over verzekeringen en ook de werk kosten regeling houden we in de peiling. Een evenement organiseren is dus een vak.

Een hele waslijst die je als organisator in je rugzak hebt zitten om ervoor te zorgen dat het publiek een geweldig feest beleeft of een bijeenkomst heeft die hem aangezet heeft tot denken of handelen.

U heeft in de aanloop naar het evenement fantastisch meegedacht op alle vlakken. Maar toen het op de uitvoering aankwam kon u het loslaten en voor de schermen uw rol vanuit de organisatie vervullen. Dat was mogelijk omdat u er vertrouwen in had.

We love our job, we love events and we love your succes!

Evenement organiseren

Bent u benieuwd wat we voor uw bedrijf kunnen betekenen?

Neem vrijblijvend contact met ons op.

© 2004 - 2017 | Youngwise B.V. - Het bureau uit Ede voor live communicatie & event marketing. Werkzaam in de regio Ede, Veenendaal, Rhenen e.o.